仕事がめちゃくちゃ早い人ってどうやって仕事をしているの？
と思い、職場の恐ろしいくらい仕事が早い人のやり方を研究してみました。その結果をまとめます。
結論、仕事がめちゃくちゃ早い人は全員「Quick & Dirty」で仕事を進めている【ガチでみんな】
「Quick & Dirty」とは、ビジネス現場で使われる言葉であり、多少完成度は低くても構わないから、極力早くカタチにするという意味です。
日本語に直訳すると「早く、そして汚く」とネガティブな意味になりますが、迅速に業務を進行するためには必要な考え方の一つです。
要するに「完璧じゃない状態でとにかくアウトプットだけ出しましょう」ということですね。
この手法を取り入れることで、方向性を確認しながら進められるため、手戻りが少なく不要な作業をしなくて済みます。
例えば、資料作成なら、細かいレイアウトやフォントはひとまず無視して、アウトラインだけをざっと作って上司に見せるという感じですね。
方向性がOKかどうかを見てもらうことが目的ですので、完璧である必要はありません。
仕事が早い人は、意識的に、あるいは無意識で、この方法を取り入れています。
間違った方向に進めていて、後から修正する方が大変だと分かっているからです。
反対に仕事が遅い人は、自分なりに100%に近いところまで先に進めて提出し、あとから「違う」と言われて、またイチからやり直しというやり方をしている人も多いです。
仕事がめちゃくちゃ早い人の特徴
優先順位付けが上手い
仕事がめちゃくちゃ早い人は優先順位付けがとにかくうまいです。
何を先にやればいいか、そして何を後回しにしていいのかということを正しく判断しています。
大事なものから順番に仕事が終わるようになっているます。
ToDo管理を徹底していて、次に何をするかを迷っている時間がない
仕事がめちゃくちゃ早い人はToDo管理を徹底しています。
そのため、次に何をするかを考えたり迷ったりする時間がありません。
仕事が遅い人は着手するまでの空白の時間が意外と多いですね。
これが終わった、さあ何をしようという感じで一息ついていることが多いですが、仕事がめちゃくちゃ早い人は、これが終わったら次にこれをするというものをあらかじめ考えているため、迷わず間髪入れずに次の作業進めます。
着手のタイミングが早い人ほど終わるタイミングが早いので、結果的に仕事が早く終わるようになっているのです。
ITツールやショートカットキーを使いこなしている
仕事がめちゃくちゃ早い人はITツールの活用がうまいです。
また、パソコン作業する場合はショートカットキーを完璧に使いこなしていて、マウスをまったく触っていなかったりします。
仕事がめちゃくちゃ早い人は新しいものを取り入れるという好奇心が旺盛なので、例えばITツールを1つとっても「便利そう、これはどう使うんだろう」といった感じで取り入れる抵抗がありません。
ショートカットキーを覚えるのは面倒ですが、一度覚えてしまえば後から楽であるとかわかっているので、特に抵抗なく勉強しています。
また、最近話題のChatGPTなども使ってみている人が多いようですね。
プログラミングの知識がある
仕事が非常に速い人というのは、プログラミングの知識があることが多いです。
別にプログラマーじゃなくても、最低限のプログラミングの考え方というものが身に付いているということが多いです。
おそらく、仕事の空いた時間や学生時代に勉強したのだと思いますが、そういった考え方があれば、例えばスプレッドシート1つとっても、関数を作って作業自動化するといった工夫ができます。
机の周りが綺麗で、パソコンのフォルダも整頓されている
仕事がめちゃくちゃ早い人は、机の周りが綺麗でとにかくきれい好きです。
また、パソコンのフォルダも整備されているので、あのファイルどこいったっけといった考える無駄な時間という事は一切ありません。
そういった無駄な時間がないことで、タイムロスが減り、結果的に仕事がとんとん拍子に進んでいくのです。
俯瞰で物事を見られており、視野が広い
仕事がめちゃくちゃ速い人は、俯瞰で物事を見ることができていて、視野が広いです。
今日はプロジェクトの全体像を常に考えて、これはプロジェクトを成功のためにどういう意図があるのかといったことを意識しながら仕事を全ています。
そうすると、重要度が高いほどは真剣に取り組み、それほど重要でない事はサクサクと終わらせしまうといったように力のかけ方を工夫することができるのです。
常に全力であれば、疲れてしまいますが、仕事がめちゃくちゃ早い人は力の抜きどころを見極めるのがうまいので、疲弊することなく高い集中力を維持します。
モチベーションに左右されない
仕事がめちゃくちゃ早い人は、モチベーションに左右されません。
やる気がある時もそうでない時もあるいはプライベートで嫌なことがあった時も、淡々と仕事をこなすことができるのです。
これに対しtえ仕事が遅い人は、やる気にかなり左右されますので、めちゃくちゃモチベーションが上がっている時は誰よりも早く仕事終わらせてします。
しかし、やる気が出ないなぁって言う時は、だらだらとパソコンを見てぼおっとしたりする時間があるので、トータルで考えると仕事が遅くなるといったことになるのです。
頭の回転が速く、即答してくる
仕事めちゃくちゃ早い人は、頭の回転もとにかく早いですね。
後で何かを聞いたときに即答してきたりすることが多いです。
また、状況判断も的確でトラブルが起きたとき、どう即座に反応して次の工程にすることができます。
短い休憩を細かく挟んでいる
仕事早い人というのは、集中力が高いことが多いですが、集中力がずっと続くとよりも途切れないように、細かい休憩を細かくはさむという人が多いです。
例えば、ポモドーロテクニックという手法があります。
これは、25分作業して5分休憩するを繰り返すというものですが、こういったやり方を通して、集中力が切れないようにする一定の状態を保つという工夫をしているのです。
自分で悩む時間が少ない
仕事がめちゃくちゃ早い人は、自分で悩む時間というのが少ないです。
何かわからないことがあって、自分で考えても答えが出ないと判断したら、即座に切り上げて他の人に質問しに行ったりします。
ここの判断が早いので、当然かかる時間も少なくなり、次の工程に速やかにすることができますので、仕事早く終わります。
できないことは人に頼む
仕事がめちゃくちゃ早い人は、実は意外と人に頼むのがうまかったりします。
自分の力では到底できないと思うことや、他の人がやったほうが早いという事は、その人に頼むのです。
代わりにそうしたの仕事を自分で引き受けたりして、お互いWIN-WINになるようにしています。
仕事がめちゃくちゃ早い人の性格
周りに怖がられるくらいせっかち
仕事がめちゃくちゃ速い人の性格として、周りに恐れられるほどせっかちな人がいます。
普段の行動がキビキビしていて、仕事だけでなく性格的にも物事をてきぱきとするのが好きなわけです。
そういった人は周りとの行動のスピードが違ったりしますので、何か怒っているのかもと思われることがあります。
とにかく無駄が嫌い
仕事がめちゃくちゃ早い人は、とにかく無駄なことが嫌いです。
なので、非効率的なことがあったら、それをどうにかして効率的にできないかという率で考えています。
合理的な考えを持っていて、意外とめんどくさがり屋だったりすることが多いです。
オンオフの切り替えがしっかりできている
仕事がめちゃくちゃ早い人は、大きな切り替えを上手にできます。
ダラダラ仕事を引き延ばしたり、土日に仕事をする人っていうのは、仕事熱心に見えて意外と仕事が遅い人ですね。
仕事が早い人は、自分の集中力を保つために、余暇の時間を必要なことを充分知っています。
そのため、スポット切り替えて、趣味や友達との時間を過ごしている人が多いです。
余計なプライドがない
仕事が早い人は、余計なプライドがありませんので、わからないといったことは素直に人に聞けますし、困ったらすぐ素直に人に頼むことができます。
しかし、プライドがあると、自分でどうしてもやりたいというようなこだわりを持ってしまい、窮地にはまってしまうこともあるのです。
フットワークが軽い
仕事がめちゃくちゃ早い人は、フットワークが軽いです。
何かを始める際に、どうしようと思い悩むことがなく、気になったらすぐ調整してみることができます。
行動ハードルがもうすごく低いわけですので、新しいITツールが出たらとりあえず試してみたり、プログラミングをとりあえず学んでみたいといった工夫をナチュラルにできるというわけですね。
仕事がめちゃくちゃ早い人の考え方の特徴
ゲーム感覚で仕事をしている
仕事がめちゃくちゃ速い人というのは、仕事を終わらせることをゲーム感覚で楽しんでいる人も多いです。
時間制限があって、作業量が目に見えるものであれば、何時までになり切らすといった具合に、一つ一つパスコーゲームのように取り組んでいます。
そうすることで、集中力を切らさず、またモチベーションを高く保ったまま、仕事を終わらせることができるのです。
楽をするための勉強を惜しまない
仕事がめちゃくちゃ速い人というのは、効率的に仕事を進めるための、言い換えると楽をするための勉強を押します。
例えば、ショートカットキー1つとってもそうです。
ショートカットを覚えるというのは、なかなかめんどくさい作業ですが、一度覚えてしまえば、後から相当楽ができることを、仕事が早い人というのは知っていますので、ITやExcelの関数、プログラミングといった部分への勉強を惜しみません。
いつでも転職できるように、現職でできることは全部する
仕事がめちゃくちゃ早い人が、なぜそれだけ真剣に仕事に取り組めるかというと、将来を見据えているというのがあるでしょう。
いつも転職出来るように、今の職場でできることは全部するといった姿勢で業務に臨んでいるのです。
言い換えれば、職務経歴書に書けることを増やしているという感じですね。
そういう姿勢で仕事に臨むことで、些細なことでも強くコミットすることができます。
逆に仕事がめちゃくちゃ遅い人の特徴
後回し癖がある
仕事がめちゃくちゃ遅い人で共通しているのは、みんな後回し癖があることです。
メールの返信を後でしようとしたり、「締め切りがまだ先だから後回しにしよう」と思って、どんどん後回しにしてしまうことがあります。
一度後回しにしてしまうと、その助けは記憶からなくなってしまい、気づいたときには締め切りを過ぎていたり、かなりやばい状況になっていたりします。
どうでもいいところにこだわる
仕事がめちゃくちゃ遅い人には、どうでもいいところにこだわる人が多いです。
完璧主義が行き過ぎていて、全然そんなところ気にしなくていいよというところに時間をかけているのです。
例えば、資料を作るにしても、フォントの色だったり形だったり、そういうのは最後で少し直せば良いものを、初めからデザインにこだわったりして、肝心の資料の内容がおろそかになっていたりします。
一人でうんうんと悩んでいる
仕事がめちゃくちゃ遅い人の仕事ぶりを見ていると、1人で悩んでいる時間が非常に多いです。
もちろん、何から何まで人に聞くのはよくありませんが、調べてわかること以外であれば、人に聞いたほうが効率的で、ミスもなくなります。
その仕事を早く終わらせることができます。
1人で悩む時間をとにかく減らしましょう。
遠慮せず質問するというのは意識すると良いかもしれません。
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まとめ
仕事がめちゃくちゃ速い人の特徴について解説しました。
結論としては、クイック&ダーティーの考え方を全員が持っています。
そして、何を1番優先すべきかということを判断して、モチベーションに左右されず、目の前の業務をコツコツと終わらせていくことが大切です。