ダメな会社ほど会議が多いのはガチ
私はこれまで四つの会社を経験し、その後業務委託で実際以上の会社にコンサルティングの手伝いをしてきました。
その経験をもとに言うと、ダメな会社ほど会議が多いというのは本当です。
「話し合って何かを決める」がゴールにない会議はする必要がない
そもそもの話をすると、本来話し合って何かを最後に決めるというゴールがない場合、その会議はする必要がありません。
ですが、ダメな会社というのは最終的に何かを決めるという目標がなかったとしても、無意味な会議をひたすら開いているというケースが非常に多いです。
例えばよくあるのが定例報告会議等ですね。
週一とかならまだ良いんですが、かなり頻繁に報告をする会社もあり、毎朝30分掛けて今日一日の仕事を上司に報告するみたいな場を設けるところもありました。
これってそもそも最後に何かを決めるわけではないので、みんなで集まって一斉にやるという必要は本来無いはずなんですよね。
普通に考えれば、今日やること一覧を社内システムに書き込んでおき、上司がそれに目を通すといったやり方で効率化することも充分できるはずです。
しかし、なぜか形式的な会議を頻繁にやりたがる会社というのは実は結構多いです
会議をすることが目的になっている
そういった会社は、会議をすることが目的となっています。
何かを決めるために会議をするといった手段ではなく、会議をするために会議をするといった感じで、本末転倒になっているパターンです。
こうなってくると単純に時間の無駄です。
一日30分の会議があったとして、それが毎日続けば一ヶ月で20時間ぐらいの無駄な時間を過ごしていることになりますからね。
20時間といったら結構残業でそれぐらい働いてる人もいるのではないでしょうか。
要するに、無駄な会議のせいで毎日残業しているというわけです。
コスト意識の欠如
無駄な会議をひたすらやる会社というのは、物事を効率的に進めようという発想がそもそもありません。
冷静に考えて、社員を例えば十人集めて30分の会議をすれば、それだけ人件費がかかっているわけですよね。
その人件費をかけて最終的に何か売上に繋げる行動方針なり戦略なりを最後に決められればいいんですが、何もないまま雑談で終わったりするといった会議をする組織もありますね。
こういった組織は、根本的にコスト意識がないと言えます。
会議が多いのは誰のせい？
大手は慣習
では、無駄な会議が多いのは誰のせいなのかというところですが、大手企業の場合はそれはもう慣習ですね。
古くからのしきたりといった感じで、会議をするという一つの仕事がもうすでに組み込まれているわけです。
そしてその仕事が長年当たり前のように存在しているわけなので、今更例えばITツールがいくら便利になろうが、それをがらりと変えるということはまあなかなかありません。
また、大手企業で人員が増えれば増えるほど、タスクの管理というのが難しくなるので、どうしても人を管理するための進捗会議、定例会議といったものをするようになってしまうんですね。
もちろん、人が多すぎるから管理の為に会議をするというのはまあわからなくはないんですが、それでも回数が多ければそれだけ無駄だと言えます。
中小は「会議好きの人」のせい
大手企業以外で、普通の会社でもダメな会社ほど会議がめちゃくちゃ多いことがあります。
この原因は何かなと思っていろいろ観察してみたんですが、どうも会議が好きな上司というのがいるんですよね。
作業報告一つとってもスプレッドシートにまとめるのではなく、きちんと話しながら報告してほしいといった感じのコミュニケーションを異常に求めるタイプの人ですね。
あとは、みんなで集まって何かをしている空間っていうのが意外と好きな人っていうのがいて、そういう人が会議を取り仕切ると、本題に入る前にめちゃくちゃ雑談があったり、話が脇道に逸れたり、脱線したり、常に無駄な時間を過ごす事になります。
本来十分位で決まるはずのことが一時間かかるなんてことはざらにありますね。
会議好きな人が上司になった場合、効率的に仕事をしたい人にとってはすごくやりづらいと思います。
いずれにせよ、会議が多い状況を変えるのは難しい
原因がどうであれ、会議が多い状況というのを社員の意向で変えるというのはほとんど不可能と思っておいた方がいいです。
大手だとまず無理ですね。
中小企業の場合はまあやり方によってはできなくもないかもしれませんが、それでもやはり会議を好む上司のもとについてしまった場合は難しいと考えておいた方がいいでしょう。
「郷に入っては郷に従え」というように、まあその環境に慣れるしかないですね。
ただ、やはり無駄な会議というのは本来無い方がいいです。
目安としては、自分がまったく発言しない会議、いや何かが決まらない会議というのは本来参加する必要のないところに無駄な時間を過ごしているというわけなので、会社にとってもあなたにとってもメリットはありません。
まあ楽でいいんですけどね、座って話を聞いてたら時間が過ぎるの。
ただその分、やらなきゃいけない仕事が後回しになってしまって、残業になるみたいなしわ寄せも起こるので最悪ではあります。
一番懸念すべきなのが、無駄な会議が多い環境に慣れてしまうことですね。
議事録を作るのがいくらうまくなったとしても、他の環境に移ったときに対して役に立ちません。
それどころか、IT業界、ウェブ業界など比較的進んだ会社に行くと、無駄な会議というのは結構少ないので、そういった環境に馴染めなかったりする可能性もありますので、慣れ過ぎないように気を付けましょう。
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